Data aggiornamento: 25/10/2024

Informativa sul trattamento dei dati personali - per l'Utente

NOTA INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO E SULLA TUTELA DEI DATI PERSONALI AI SENSI DEGLI ART. 13 E 14 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016 E DELLA LEGGE DELLA REPUBBLICA DI SAN MARINO 21 DICEMBRE N. 171/2018

I. Premessa

Nell’esercizio della propria attività d’impresa Passepartout S.p.A. riserva massima attenzione alla protezione ed alla tutela dei dati personali di tutti coloro che con essa operano o interagiscono (di seguito per brevità “Interessato” e/o “Utente”), mettendo in atto misure tecniche ed organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio.

In coerenza con i principi di trasparenza e correttezza, con la presente informativa si forniscono le seguenti informazioni al fine di rendere consapevoli tutti i soggetti interessati circa le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali che viene effettuato da Passepartout S.p.A. nella erogazione dei servizi e/o nella commercializzazione dei propri beni (di seguito per brevità ed unitamente tra loro “Programmi e Servizi Passepartout”) e, ciò, anche in conformità a quanto previsto dalla legge della Repubblica di San Marino n. 171 del 21 dicembre 2018 e s.m. in materia di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito per brevità “Legge Privacy RSM”) e, ove applicabile, dal Regolamento (UE) n. 2016/679 in tema di protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito per brevità “GDPR”) [1].

Il trattamento di detti dati avverrà - con i mezzi e per le finalità autonomamente ed esclusivamente determinate da Passepartout S.p.A. - in modo lecito e secondo correttezza, con utilizzo di sistemi manuali e/o automatizzati che consentano di memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi unicamente per le finalità espressamente di seguito indicate.

Tutte le banche dati e gli archivi utilizzati da Passepartout S.p.A. sono protetti da specifiche misure di sicurezza gestite dai dipendenti e collaboratori di Passepartout S.p.A., a ciò espressamente autorizzati e coinvolti nel processo di protezione dei dati personali.

II. Fonte da cui hanno origine i dati personali

I dati personali oggetto della presente informativa riguardano quelli ottenuti da Passepartout S.p.A. a seconda dei casi, direttamente presso l’Interessato ovvero non direttamente presso l’Interessato, in particolare:

a) DATI PERSONALI RACCOLTI DIRETTAMENTE PRESSO L’INTERESSATO

Passepartout S.p.A. ottiene dati personali direttamente dall’interessato durante le attività propedeutiche alla stipula dell’accordo di licenza d’uso. Raccoglie inoltre dati personali direttamente dall’interessato nell’ambito dell’interazione di quest’ultimo con specifici software applicativi (ad esempio Assistente Virtuale o specifici moduli dei software oggetto di licenza d’uso).

b) DATI PERSONALI RACCOLTI NON DIRETTAMENTE PRESSO L’INTERESSATO

  1. Passepartout S.p.A. raccoglie dati personali attingendo dalle informazioni inserite dall’Utente nelle basi dati/archivi dei Software e Programmi Passepartout da lui utilizzati;
  2. Passepartout S.p.A. raccoglie dati personali per il tramite del concessionario facente parte della rete distributiva della stessa Passepartout S.p.A. (di seguito per brevità “Distributore”) con il quale l’Utente ha inteso instaurare un rapporto contrattuale (es: Licenza d’Uso Passepartout/Ho.Re.Ca.) per l’erogazione (tra l'altro) dei Programmi e Servizi Passepartout. Il Distributore è infatti l’operatore commerciale che in forza di rapporti contrattuali con Passepartout S.p.A. è legittimato a concedere in uso agli Utenti (tra l'altro) i Programmi e Servizi Passepartout ed al quale questi ultimi forniscono tutte le informazioni anche a tal fine occorrenti. Una volta raccolti ad opera del Distributore, i suddetti dati personali verranno altresì comunicati a Passepartout S.p.A. (dal Distributore) che li tratterà per l’attivazione dei Programmi e Servizi Passepartout e, in ogni caso, per le finalità contenute nella presente informativa.
    Passepartout S.p.A. ed il Distributore tratteranno i dati personali oggetto della presente informativa quali autonomi titolari del trattamento, agendo ognuno per finalità indipendenti dall’altro e ciascuno per quanto di rispettiva competenza nell’ambito della propria attività. Passepartout S.p.A. non fornisce inoltre al Distributore istruzioni sulle modalità con le quali quest’ultimo tratterà i Dati dell’Utente.

III. Esclusione della contitolarità del trattamento

Nel caso in cui i dati personali dell’Interessato vengano raccolti da Passepartout S.p.A. in via indiretta (tramite il Distributore o attingendo dalle informazioni inserite nelle basi dati/archivi dei Software e Programmi Passepartout), per specifica volontà intervenuta e condivisa al riguardo, tra Passepartout S.p.A. e il Distributore rimane espressamente esclusa l’instaurazione di un rapporto di contitolarità del trattamento dei dati ai sensi dell’art. 28 della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, dell’articolo 26 del GDPR.

Le finalità ed i mezzi del trattamento dei dati personali oggetto della presente informativa non sono stati infatti determinati congiuntamente da Passepartout S.p.A. e dal Distributore, agendo ciascuno di essi con ruoli e per finalità (e quindi eseguendo attività) differenti tra loro.

IV. Titolare del trattamento dei dati, Rappresentante nell'Unione Europea e Responsabile della protezione dei dati

Titolare del trattamento dei dati personali è Passepartout S.p.A., società di diritto della Repubblica di San Marino esercente in via prevalente attività di produzione e distribuzione di software e servizi inerenti, con sede nella Repubblica di San Marino in Dogana (Cap 47891) in Via Consiglio dei Sessanta n. 99, iscritta presso il Registro delle Società al n. 6210 in data 6 agosto 2010, con Codice Operatore Economico n. SM03473, contattabile, ai fini della presente informativa, all’indirizzo e-mail privacy@passepartout.sm (di seguito per brevità anche “Passepartout”).

Passepartout ha designato come proprio rappresentante nell’Unione Europea, ai sensi dell’art. 27 del GDPR, la società Paci Rappresentante Privacy Srl iscritta presso la Camera di Commercio della Romagna, con sede a Rimini, in P.tta Gregorio da Rimini n. 1, contattabile, ai fini della presente informativa, all’indirizzo e-mail passepartout@pacirappresentanteprivacy.eu oppure al numero di telefono 0541 902128 (di seguito per brevità “Rappresentante”).

Il responsabile della protezione dei dati (di cui al Titolo IV, Capo IV della Legge Privacy RSM e di cui al Capo IV Sezione 4 del GDPR) designato da Passepartout è contattabile ai fini della presente informativa, all’indirizzo e-mail dpo@passepartout.sm.

V. Dati personali e trattamento dei dati personali

Per dati personali si intendono: «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile («interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale»[2].

Per trattamento di dati personali si intende «qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali (o insiemi di dati personali), quali, a titolo esemplificativo e non esaustivo, la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione»[3].

I dati personali come sopra descritti vengono trattati da Passepartout prevalentemente quando l’Utente si avvale dei Programmi e Servizi Passepartout. Sussistono poi dati personali la cui fornitura a Passepartout risulta essere invece facoltativa, ma può essere necessaria per poter utilizzare i Programmi e Servizi Passepartout (come i dati per fare proposte, acquistare o vendere che sono necessari per concludere un’operazione contrattuale oppure per l’utilizzo di specifici moduli applicativi).

Fermo restando quanto specificato nel superiore Paragrafo II in ordine all’origine dei dati personali, in ogni caso, Passepartout raccoglie i dati personali forniti anche direttamente dall’Interessato e/o acquisiti automaticamente dalle banche dati relative ai Software e Programmi o tramite i dispositivi quando vengono utilizzati i Programmi e Servizi Passepartout, quando vengono forniti i dati su un modulo web sui siti Passepartout, ovvero quando viene creato e/o aggiornato un account oppure quando l’Interessato contatta Passepartout in ogni altro modo o fornisce espressamente (esprimendo il suo consenso) i dati personali, il tutto come meglio di seguito indicato.

VI. Tipologia e categoria di dati trattati

Dei dati personali come sopra descritti, Passepartout raccoglie le seguenti tipologie:

a) informazioni di carattere identificativo come nome, cognome, data e luogo di nascita, luogo di residenza, codice fiscale, partita iva e sede, codice ISS, Codice Operatore Economico, username, password, sesso o altri dati che Passepartout è tenuta o autorizzata a raccogliere e trattare, ai sensi della normativa vigente, allo scopo di autenticare o identificare l'Utente o di verificare le informazioni fornite e raccolte;

b) dati di contatto: numero di telefono, indirizzo e-mail (anche con posta elettronica certificata), etc…;

c) dati di conversazione contenuti dei messaggi scambiati tra l'Interessato e Passepartout S.p.A. per mezzo di appositi applicativi quali ad esempio Assistente Virtuale, sistemi di ticketing, etc…;

d) dati tecnici quali indirizzo IP, dati di navigazione e ogni altro dato che riguarda l’interazione dell’Utente con i Programmi e Servizi Passepartout, ad esempio quando si visualizzano o si cercano i contenuti, si installano le applicazioni o il software, si creano nuovi account o si accede al proprio account e/o ad un’area riservata. Vengono inoltre raccolti i dati relativi ai dispositivi e/o ai computer utilizzati dall’Utente per accedere ai Programmi e Servizi Passepartout, inclusi il tipo di browser, il codice univoco del dispositivo, la lingua, il sistema operativo, la pagina web di riferimento, le pagine visitate, la posizione e le informazioni sui cookie, i dati sul computer e la connessione (ad esempio, statistiche su visualizzazioni di pagine, traffico in ingresso e in uscita dai siti, URL di provenienza). Al fine di verificare il corretto funzionamento dei Programmi e Servizi Passepartout, vengono altresì raccolti eventuali log di sistema, che registrano le attività svolte nell’ambito dei Programmi e Servizi Passepartout, tracciandone anche elementi identificativi e quantitativi;

e) cookie e tecnologie simili. Passepartout utilizza cookie, identificatori univoci e altre analoghe tecnologie per acquisire dati sulle pagine, sui collegamenti visitati e sulle altre azioni che si eseguono quando vengono utilizzati i Programmi e Servizi Passepartout, all'interno dei contenuti pubblicitari o di e-mail, il tutto nei termini, secondo le modalità ed alle condizioni previste nella apposita policy consultabile al seguente link: https://www.passepartout.net/utility/cookie;

f) dati relativi alle offerte, acquisti o vendite dei Programmi e Servizi Passepartout forniti durante una trattativa precontrattuale ed il suo successivo perfezionamento ed ogni altro dato fornito in riferimento a tali operazioni;

g) dati relativi alla fatturazione (ed eventuale spedizione) dei Programmi e Servizi Passepartout;

h) dati finanziari tenuto conto che alcuni Programmi e Servizi Passepartout supportano pagamenti e transazioni con terze parti. A tal fine potrebbe rendersi necessario fornire a tali terze parti taluni dati per l’identificazione e la verifica dell’identità dell’Interessato e del mezzo di pagamento utilizzato, come - ad esempio - il nome, il cognome, il numero di carta di credito/debito, la data di scadenza della carta. Tali dati, laddove raccolti da Passepartout, verranno salvati solamente in forma crittografata. In alcuni casi per consentire all’Utente di velocizzare nel proseguo del rapporto nuove ed analoghe operazioni di pagamento, Passepartout potrebbe memorizzare solamente le ultime quattro cifre del numero della carta;

i) altri dati personali conferiti direttamente dall’utilizzatore dei Programmi e Servizi Passepartout nell’ambito dell’esecuzione e utilizzo degli stessi.

VII. Trattamento di categorie particolari di dati personali (c.d. “dati sensibili”)

Non viene richiesto in alcun modo da Passepartout, il conferimento di categorie particolari di dati personali quali, ad esempio, i dati che rivelino l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l’appartenenza sindacale, nonché trattare dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona (di seguito “Dati Sensibili”).

Tuttavia, la comunicazione e/o l’inserimento volontario da parte dell’Interessato nell’ambito dell’utilizzo dei Programmi e Servizi Passepartout (quali ad esempio sistemi di ticketing, Assistente Virtuale, etc…), dei Dati Sensibili (sia riferiti a quest’ultimo che riferibili a soggetti terzi diversi - di seguito “Terze Parti”) comporta la successiva acquisizione dei medesimi da parte di Passepartout. In tale caso, Passepartout tratterà tali dati per rispondere alle richieste avanzate dall’Interessato ovvero per fornire i servizi da quest’ultimo richiesti in conformità alle disposizioni della presente informativa e delle specifiche informative privacy rese in fase di adesione ai singoli servizi. Tali dati verranno conservati per il tempo necessario ad erogare correttamente ed integralmente il servizio richiesto e gestire eventuali contestazioni.

VIII. Finalità e modalità del trattamento dei dati

Il trattamento dei dati personali ad opera di Passepartout avviene solo ed esclusivamente per le seguenti finalità e secondo le modalità da quest’ultima determinate in maniera autonoma ed esclusiva e, segnatamente:

a) Dare esecuzione ai contratti relativi ai Programmi e Servizi Passepartout ed offrire relativa assistenza

Tramite le informazioni e i dati comunicati, Passepartout risulta in grado di dare esecuzione alle attività e alle prestazioni previste dai contratti di Programmi e Servizi Passepartout richiesti dall’Interessato (anche in nome e/o per conto di terzi) o dare esecuzione a misure e/o trattative precontrattuali riferibili ai medesimi Programmi e Servizi Passepartout, ivi comprese le attività amministrative e contabili, la gestione di adempimenti fiscali, i pagamenti e la fatturazione.

Le informazioni raccolte serviranno altresì per personalizzare e migliorare i Programmi e Servizi Passepartout offrendo altresì la necessaria assistenza tecnica, per contattare quindi l’Utente relativamente al suo account o comunque in merito alla sua posizione contrattuale, risolvere problemi dell’account e/o dell’area riservata, gestire una controversia, effettuare attività di recupero crediti.

I dati personali potranno essere inoltre trattati per verificare e risolvere eventuali anomalie di funzionamento dei Programmi e Servizi Passepartout; per eseguire analisi dei dati e test, per condurre ricerche e indagini e per sviluppare nuove funzionalità e servizi al fine di fornire all’Utente un'esperienza sempre migliore.

b) Offrire sicurezza e protezione sia ai dati personali ricevuti che ai sistemi di sicurezza di Passepartout

I dati raccolti vengono altresì utilizzati da Passepartout per verificare l’identità ed autenticare gli Utenti, consentire di effettuare e/o ricevere pagamenti, proteggere dalle possibili frodi e/o abusi, rispondere ad una richiesta o ad un reclamo, eseguire controlli e applicare le politiche Passepartout per prevenire, rilevare, mitigare e/o accertare violazioni della sicurezza e/o attività anche solo potenzialmente vietate, illegali e/o illecite.

c) Comunicare con l’Interessato

I dati personali potrebbero essere utilizzati per contattare l’Utente per le finalità contenute nella presente informativa e nei casi previsti dalla legge. Il contatto e la comunicazione potrebbe avvenire via e-mail (anche mediante con posta elettronica certificata), telefono, SMS, applicazioni di messaggistica immediata, posta cartacea, notifiche push su dispositivi mobili e tramite i programmi concessi in licenza d’uso oggetto dei Programmi e Servizi Passepartout.

Passepartout può quindi utilizzare le informazioni dell’Utente per inviargli comunicazioni di servizio e/o rispondere alle sue richieste, per offrire sconti e promozioni speciali, per conoscere le sue opinioni tramite sondaggi o questionari.

d) Rispondere alle richieste dell’Interessato

I dati raccolti vengono utilizzati da Passepartout per gestire, - anche mediante attività di analisi e aggregazione dei dati e delle informazioni presenti nei Programmi e Servizi Passepartout e la loro correlazione ed arricchimento, tramite l’utilizzo della (o il ricorso alla) intelligenza artificiale - la richiesta di assistenza dell’Interessato (a titolo esemplificativo, rendere maggiori informazioni sui Programmi e Servizi Passepartout, fornire supporto all’Utente, ecc.) in tempo reale, ventiquattro ore su ventiquattro, sette giorni su sette. L’interessato può formulare domande libere nell’apposito spazio dedicato all’interno dell’Assistente Virtuale integrato con l’intelligenza artificiale (di seguito “Assistente Virtuale”) oppure selezionare delle opzioni all’interno di un percorso guidato.

e) Migliorare i Programmi e Servizi Passepartout

I dati raccolti vengono altresì utilizzati da Passepartout per migliorare la qualità dei Programmi e Servizi Passepartout, monitorando e analizzando le conversazioni con l’Assistente Virtuale ed i sistemi di ticketing.

f) Soddisfare esigenze di giustizia e/o legali

I dati raccolti potrebbero essere utilizzati da Passepartout per rispondere ad eventuali richieste provenienti dalle Autorità competenti.

g) Ulteriori finalità del trattamento

I dati raccolti vengono altresì utilizzati da Passepartout per svolgere ulteriori attività di analisi, arricchimento, correlazione e aggregazione ai fini dell’implementazione ed addestramento o fine tuning degli algoritmi inclusi nei software e delle tecnologie sviluppate da (e di titolarità di) Passepartout (o di soggetti terzi) che - tramite tecniche di machine learning o apprendimento automatico avanzato - sono finalizzati a fornire supporto all’Utente e/o a integrare specifiche funzionalità (di seguito “Algoritmi di AI”).

In particolare, i dati raccolti in tale ambito:

    • sono trattati da Passepartout in forma anonima e aggregata e non sono mai associabili allo specifico Utente;
    • vengono utilizzati da Passepartout per generare - tramite l’utilizzo di (o il ricorso ad) Algoritmi di AI - suggerimenti automatici da fornire all’Utente (ma soggetti a conferma da parte di quest’ultimo) nell’ambito dell’utilizzo dei Programmi e Servizi Passepartout;
    • potranno essere arricchiti da Passepartout con i dati e le informazioni eventualmente acquisiti nell’ambito dell’esercizio della propria attività d’impresa.

Il trattamento dei dati personali per questa specifica finalità è subordinato al rilascio del consenso e, pertanto, il relativo conferimento non è obbligatorio e il rifiuto di fornirli non determina alcuna conseguenza negativa, salvo l’impossibilità di utilizzare specifici applicativi o moduli (ad esempio Assistente Virtuale o altri moduli aggiuntivi che utilizzano questi specifici dati). Resta inteso che, in ossequio al principio di minimizzazione nonché all'applicazione delle regole di privacy by design e privacy by default, ove possibile rispetto alle operazioni di trattamento, Passepartout provvederà a trattare i dati personali in forma aggregata e previa anonimizzazione.

h) Effettuare attività di marketing

Con l’espresso ed apposito consenso, Passepartout potrebbe utilizzare le informazioni dell’Utente per promuovere nuove funzionalità o nuovi prodotti a cui quest'ultimo potrebbe essere interessato, effettuare attività di marketing tramite telefonate, e-mail (anche mediante posta elettronica certificata) o SMS, via posta cartacea, notifiche push su dispositivi mobili, tramite i programmi concessi in licenza d’uso oggetto dei Programmi e Servizi Passepartout, nonché anche per il tramite di soggetti terzi (ad esempio, i Distributori Passepartout o società appartenenti al medesimo gruppo o comunque collegate a Passepartout ai sensi dell’articolo 2359 del codice civile ovvero ancora società che – in forza di rapporti contrattuali con Passepartout medesima - sono legittimati a distribuire licenze per l’uso dei suoi programmi).

Con l’espresso ed apposito consenso, le informazioni dell’Interessato potranno essere comunicate da Passepartout a società controllate e collegate (direttamente o indirettamente), che tratteranno i dati quali autonomi titolari del trattamento per effettuare indagini di mercato, formulare statistiche, raccogliere informazioni commerciali.

Con l’espresso ed apposito consenso dell’Interessato, Passepartout potrebbe trattare altresì i dati al fine di: (i) individuare suoi specifici comportamenti ed abitudini, migliorare i Programmi e Servizi Passepartout; (ii) offrire all’Utente i medesimi Programmi e Servizi Passepartout in linea con preferenze ed esigenze e in considerazione di quelli già acquistati o di cui già si avvale. Ciò attraverso, a titolo di esempio, a) il trattamento di dati relativi alla professione esercitata e ai Programmi e Servizi Passepartout utilizzati; b) l’analisi delle abitudini e dell’operatività dei Programmi e Servizi Passepartout di cui l’Utente si avvale e l’analisi dei dati relativi alla navigazione dell’Interessato all’interno dei siti web di Passepartout; c) l'invio di comunicazioni utilizzando l’e-mail, ulteriori indirizzi dall’Utente indicati o effettuando comunicazioni ai recapiti fissi o mobili.

L’Utente potrà in ogni caso revocare il consenso espresso sulle attività di marketing o sulle attività di profilazione seguendo le apposite indicazioni inserite all’interno dei medesimi strumenti utilizzati da Passepartout (es. newsletter, e-mail etc.) oppure inviando un’e-mail all’indirizzo privacy@passepartout.sm.

Il trattamento dei dati personali raccolti avverrà in modo lecito e secondo correttezza nel rispetto della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, del GDPR, con utilizzo di sistemi manuali o automatizzati che consentano di memorizzare, gestire e trasmettere (sia in formato cartaceo che elettronico) i dati stessi unicamente per le finalità determinate da Passepartout in maniera autonoma ed esclusiva ed indicate nella presente informativa.

Solo il personale debitamente autorizzato da Passepartout (e sotto la responsabilità di Passepartout) potrà accedere ai dati personali raccolti.

IX. Base giuridica del trattamento dei dati

Le basi giuridiche tramite le quali Passepartout tratta i dati personali dell’Interessato potrebbero essere diverse al ricorrere delle diverse e rispettive circostanze, e precisamente:

a) i contratti instaurati o da instaurarsi (con gli Interessati) per avvalersi dei Programmi e Servizi Passepartout; nonché l’esecuzione di una richiesta dell’Interessato;

b) il consenso manifestato dell’Interessato. Tale consenso potrà essere revocato nei termini e secondo le modalità indicate nel successivo paragrafo XIII, lett. a); oppure

c) i legittimi interessi di Passepartout [rispetto i quali è possibile proporre opposizione ai sensi del successivo paragrafo XIII, lett. a)], per tali intendendosi, ad esempio, l’interesse

    • a prevenire le frodi;
    • ad effettuare attività di marketing dirette, di miglioramento, di personalizzazione e di sviluppo dei Programmi e Servizi Passepartout;
    • a garantire l’erogazione dei Programmi e Servizi Passepartout, monitorarne il funzionamento tecnico e le prestazioni;
    • ad effettuare la commercializzazione di nuove funzionalità o prodotti che potrebbero essere di interesse per l’Utente;
    • ad effettuare la promozione della sicurezza e della protezione dei dati;
    • ad effettuare il trattamento dei dati all’interno di un gruppo imprenditoriale o di enti collegati a fini amministrativi interni, fatti salvi i principi generali e le prescrizioni normative per il trasferimento di dati personali all’interno di un gruppo di imprese anche verso un’impresa situata in un Paese Terzo (ai sensi del GDPR) o Paese Estero (ai sensi della Legge Privacy RSM), per tale intendendosi un Paese non facente parte dell’Unione Europea ovvero diverso da San Marino (di seguito “Paese Terzo”).

Costituisce altresì legittimo interesse di Passepartout il trattamento di dati personali relativi al traffico, in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza delle reti e dell’informazione (intesa quale capacità di una rete o di un sistema d’informazione di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o ad atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi e la sicurezza dei relativi servizi offerti o resi accessibili tramite tali reti).

Fermo restando quanto sopra, si precisa che Passepartout potrebbe raccogliere ulteriori dati personali oppure integrare quelli già in suo possesso con altri dati ed informazioni raccolti da soggetti terzi (ad esempio, i propri fornitori, distributori, partner commerciali, etc.), utilizzando altresì dati ed informazioni di pubblico dominio, informazioni raccolte tramite apposite banche dati oppure ulteriori informazioni di contatto, dati di verifica del credito ed informazioni relative alla solvibilità fornite dagli uffici preposti in conformità alla vigente normativa.

Passepartout potrebbe raccogliere dati anche tramite i social media utilizzati dall’Utente. Laddove, infatti, l’Utente colleghi il proprio account al rispettivo sito di social media, tale social media potrebbe autorizzare Passepartout ad accedere automaticamente a determinati dati in suo possesso. Con tale possibilità l’Interessato fornisce espressamente a Passepartout accesso a siti con i vari contenuti in essi previsti.

X. Dati personali di soggetti terzi forniti dall'Interessato, Responsabile e/o Sub-Responsabile del trattamento

Fatti salvi i casi in cui ricorra una delle diverse fattispecie previste nella presente informativa, ogni qual volta si renda necessario da parte dell’Interessato fornire e/o comunicare a Passepartout, dati personali - riferibili a Terze Parti,

(i). Passepartout non fornirà alcuna informativa alle Terze Parti, laddove ricorrano i presupposti di cui all’articolo 14, comma 5 della Legga Privacy RSM e, ove applicabile, dell’art. 14, comma 5, del GDPR[4];

(ii). al di fuori dei casi di cui all’articolo 14, comma 5, della Legga Privacy RSM e, ove applicabile, dell’art. 14, comma 5 del GDPR, l’Interessato dovrà preventivamente informare tali Terze Parti sulla destinazione dei loro dati personali (forniti dall’Interessato), nonché sulle modalità tramite cui Passepartout potrebbe venire a conoscenza di detti dati in conformità a quanto previsto nella presente informativa.

In difetto di quanto previsto nel presente paragrafo o laddove si ritenga che vi sia anche solo potenzialmente il rischio di un trattamento dei dati delle Terze Parti non lecito, Passepartout si riserva di non procedere con alcuna attività nei confronti dell’Interessato, ivi comprese quelle necessarie per dare correttamente esecuzione ai contratti instaurati o da instaurarsi (con gli Interessati) per avvalersi dei Programmi e Servizi Passepartout e che pertanto si dovranno ritenere legittimamente interrotte e/o sospese a seconda dei casi.

I termini, le modalità e le condizioni tramite cui verranno regolamentati gli incarichi di responsabile e/o sub-responsabile da conferirsi a Passepartout saranno contenuti negli appositi accordi contrattuali. Passepartout eseguirà in ogni caso le mansioni da responsabile e/o sub-responsabile del trattamento dei dati di Terze Parti in conformità alle previsioni contenute nella Legge Privacy RSM e, ove applicabile, nel GDPR (e successive modifiche ed integrazioni).

XI. Modalità di condivisione delle informazioni con terze parti

I dati personali forniti a Passepartout potranno essere condivisi con soggetti terzi solamente nei casi che seguono:

a) Consenso dell’Interessato

L’Interessato può autorizzare Passepartout a condividere (o divulgare) i propri dati con (e ad) altri soggetti terzi, ad esempio laddove utilizzi una community di Passepartout (come i forum o altri strumenti social) oppure laddove abbia espresso il proprio intendimento di essere contattato e/o ricontattato da Passepartout e/o dai partner commerciali o distributori di Passepartout per ogni necessità o chiarimento relativamente ai Programmi e Servizi Passepartout.

b) Trattamento da parte di entità esterne

I dati personali potrebbero essere condivisi con:

    • le imprese del gruppo imprenditoriale o enti collegati a Passepartout a fini amministrativi interni, fatti salvi i principi generali e le prescrizioni normative per il trasferimento di dati personali all’interno di un gruppo imprenditoriale, anche verso un’impresa situata in un Paese Terzo;
    • soggetti fornitori di Passepartout che eseguono attività di elaborazione dei pagamenti, di personalizzazione della pubblicità, di prevenzione, di rilevamento, di accertamento di atti potenzialmente illeciti, di violazioni dei Programmi e Servizi Passepartout, di riscossione di fatture, di attività di consulenza, di formazione ed organizzazione di eventi;
    • fornitori terzi di servizi di spedizione (es., DHL, UPS, GLS, Poste Italiane etc.) con i quali Passepartout condivide indirizzi di consegna, informazioni di contatto e codici delle spedizioni;
    • fornitori di siti web, applicazioni, servizi e strumenti con cui Passepartout collabora per l’erogazione dei Programmi e Servizi Passepartout;
    • soggetti fornitori di servizi tecnici e/o piattaforme coinvolti nel funzionamento di moduli ed applicazioni dei Programmi e Servizi Passepartout (ivi compreso l’Assistente Virtuale);

sviluppatori o titolari di Algoritmi di AI.

c) Esigenze di giustizia, legali e/o in genere di tutela

Passepartout potrebbe conservare o divulgare i dati personali laddove necessario per soddisfare esigenze di giustizia, ad esempio perché richiesti da un’Autorità amministrativa, un’Autorità di controllo e/o vigilanza ovvero nell’ambito di un procedimento giudiziario o, comunque, in ottemperanza a disposizioni di legge o per l’esercizio di diritti legali o per la difesa contro denunce e/o azioni legali oppure per prevenire, individuare o indagare su attività illegali, frodi, abusi, violazioni delle posizioni giuridiche soggettive di Passepartout o laddove vi siano minacce anche solo potenziali alla sicurezza dei Programmi e Servizi Passepartout o alla sicurezza fisica di qualsiasi persona.

d) Data Center Passepartout

Passepartout tratterà e conserverà i dati personali raccolti nei server di cui dispone (situati anche presso la Repubblica di San Marino).

XII. Periodo di conservazione dei dati

Il periodo di conservazione dei dati personali è determinato (o determinabile) a seconda della finalità oppure della base giuridica in virtù della quale il trattamento avviene.

Fatta eccezione per l’ipotesi in cui il dato personale venga trattato in forza del consenso rilasciato dall’interessato, dopo la cessazione del contratto, i dati dell’Interessato verranno conservati per il tempo necessario per eseguire correttamente ed integralmente le prestazioni previste nel contratto stesso (comprese quelle strettamente connesse e collegate alla sua cessazione e ai relativi obblighi di legge). In ogni caso la conservazione dei dati avverrà per un periodo di tempo non superiore al maggiore tra i periodi in appresso indicati, corrispondenti:

(i). a 10 (dieci) anni dalla cessazione dei Programmi e Servizi Passepartout; oppure

(ii). alla maturazione dei termini di prescrizione per l’avvio delle azioni e/o iniziative che Passepartout potrebbe esperire per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria in conseguenza e/o per effetto dei contratti instaurati o da instaurarsi (con gli Interessati) aventi ad oggetto i Programmi e Servizi Passepartout;

(iii). al termine di conclusione di tutte quelle attività – avviate entro i sopracitati termini - che potranno eventualmente essere avviate dalle Autorità competenti (che si traducono per Passepartout in obblighi di riscontro e di esibizione di documenti e di ulteriore materiale, etc.);

(iv). all’ulteriore conservazione necessaria a dare esecuzione agli obblighi derivanti dalla normativa applicabile e tempo per tempo vigente.

Rimane salvo il caso in cui i) l’Interessato abbia espressamente manifestato, anche per ragioni diverse, il consenso per un periodo più lungo (nel qual caso il periodo di conservazione corrisponderà a quello consentito) oppure ii) Passepartout debba soddisfare i propri legittimi interessi come sopra individuati (nel qual caso il periodo di conservazione corrisponderà a quello necessario affinché tale interesse venga soddisfatto).

Rimane altresì salvo il caso in cui la maggior (o minore) conservazione dei dati debba essere effettuata per soddisfare esigenze di giustizia, ad esempio per ottemperare ad una richiesta dell’autorità amministrativa, autorità di controllo e/o di vigilanza ovvero per l’esercizio e/o per la tutela (in via giudiziale e/o stragiudiziale) dei propri diritti o per esercitare la difesa contro denunce e/o azioni legali.

Nel rispetto dell’imposta necessità di minimizzazione del trattamento dei dati personali, una volta cessati i Programmi e Servizi Passepartout e/o il consenso, per dar seguito alla conservazione dei medesimi dati personali nei termini indicati nel presente paragrafo, il trattamento verrà limitato solo ed esclusivamente a circoscritti dipartimenti aziendali.

I dati personali trattati invece per finalità di marketing e commerciali verranno conservati fino al momento in cui l’Interessato non abbia espresso l’intendimento di revocare il consenso a tal fine manifestato.

Una volta terminato il periodo di conservazione, i dati personali verranno rimossi in modo sicuro.

XIII. I Diritti dell'interessato

Tutti gli Interessati a cui sono riferibili i dati personali trattati da Passepartout, nei termini e secondo le modalità previsti dalla Legge Privacy RSM e, ove applicabile, dal GDPR, possono esercitare i diritti di seguito descritti.

a) Diritto di accesso, rettifica e cancellazione dei dati, limitazione ed opposizione all’uso dei dati e diritto di revoca del consenso

Fatto salvo quanto sopra previsto in tema di conservazione, l’Interessato potrà in ogni momento ottenere l’accesso ai propri dati personali, nonché di ottenerne l’aggiornamento, la modifica, la limitazione del trattamento o richiederne la cancellazione.

Al ricorrere dei presupposti previsti dalla normativa vigente, l’Interessato potrà richiedere la cancellazione dei Dati Personali. A tale proposito, occorre tenere presente che, nonostante la maggior parte delle informazioni conservate verrà cancellata entro 60 (sessanta) giorni dalla richiesta, potrebbero essere necessari fino a 180 (centoottanta) giorni per eliminare tutti i dati inseriti nei sistemi di Passepartout in ragione delle dimensioni e della complessità dei sistemi e delle procedure utilizzate.

Laddove il trattamento dei dati sia basato sul consenso rilasciato dall’Interessato, in ogni momento tale consenso potrà essere da quest'ultimo revocato. Ci si potrà pertanto sempre opporre all’invio di newsletter e al trattamento dei dati per tutte o solo alcune delle finalità di marketing e/o commerciali.

L’interessato potrà opporsi al trattamento dei dati anche laddove effettuato rispetto gli interessi legittimi di Passepartout.

Laddove venga richiesto a Passepartout di revocare il consenso, di limitare l’utilizzo dei dati o di cancellare i dati personali in precedenza forniti, Passepartout medesima potrebbe non essere più in grado di fornire i Programmi e Servizi Passepartout e/o assistenza al cliente.

In ogni caso le richieste di cancellazione dei dati sono subordinate agli obblighi di conservazione dei documenti imposti da norme di legge o regolamentari tempo per tempo vigenti.

Si informa inoltre l’Interessato che, nel caso in cui il trattamento dei dati sia basato sul consenso esplicito, quest'ultimo ha diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca.

b) Diritto alla portabilità

L’Interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento.

c) Diritto di proporre reclamo

In ogni caso l’Interessato ha sempre diritto di proporre reclamo all’Autorità di controllo competente qualora ritenga che il trattamento dei suoi dati sia contrario alla normativa in vigore[5].

d) Diritto di segnalazione[6]

Chiunque può far pervenire all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali una segnalazione se ritiene sussistano violazioni alla Legge Privacy RSM.

e) Diritto di opposizione[7]

Avverso il provvedimento emesso dall’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, inclusi i provvedimenti sanzionatori amministrativi[8], Passepartout o l’Interessato possono proporre opposizione con ricorso giurisdizionale[9]. L’opposizione non sospende l’esecuzione del provvedimento.

f) Processo decisionale automatizzato

Passepartout potrà sottoporre i dati personali ricevuti a processi esclusivamente automatizzati per l'assunzione di decisioni o la profilazione quali, a titolo esemplificativo, quelli utili per valutare le preferenze o gli interessi personali dell’Interessato[10]. Non verranno in ogni caso assunte sull’Interessato decisioni esclusivamente automatizzate (senza quindi interventi umani) che possano avere conseguenze significative nei suoi confronti, salvo circostanze in cui tale decisione sia necessaria per dare esecuzione ad un contratto oppure perché l’Utente abbia espressamente rilasciato il suo consenso.

Se l’Interessato avrà bisogno di ulteriore assistenza in merito ai propri diritti, potrà contattare il nostro Responsabile della Protezione dei dati personali utilizzando gli estremi di contatto previsti nel superiore paragrafo IV.

L’esercizio dei diritti sopra descritti potrà essere richiesto dall’Interessato tramite comunicazione all’indirizzo di posta elettronica: privacy@passepartout.sm.

XIV. Minori di età

Passepartout non tratta dati personali di soggetti minori. Se l’Utente è un minore, ai sensi dell’art. 7, c.1 della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, dell’art 8, c. 1 del GDPR, dovrà legittimare il suo consenso attraverso l’autorizzazione dei genitori o di chi ne esercita la tutela legale.

XV. Misure di sicurezza

Passepartout garantisce la messa in atto ed il mantenimento di misure tecniche ed organizzative idonee per garantire un livello di sicurezza adeguato ad ogni possibile rischio, effettuando altresì costantemente una serie di controlli tecnici, amministrativi e fisici per mantenere riservati e sicuri i dati personali dell’Interessato. Il trattamento viene effettuato mediante strumenti informatici e/o telematici (ivi inclusi gli Algoritmi di AI) con modalità organizzative e con logiche strettamente correlate alle finalità indicate. Oltre al titolare del trattamento dei dati, in alcuni casi, potrebbero avere accesso ai dati categorie di incaricati coinvolti nell’organizzazione di Passepartout (personale amministrativo, commerciale, marketing, legali, amministratori di sistema) ovvero soggetti esterni (come fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche, soggetti fornitori di servizi tecnici e/o piattaforme coinvolti nel funzionamento dell’Assistente Virtuale, sviluppatori o titolari di Algoritmi di AI, etc.).

L’interessato potrà conoscere nel dettaglio le modalità e le procedure a tal fine utilizzate da Passepartout consultando la pagina https://privacy.passepartout.net/misuresicurezza.

XVI. Trasferimento dei dati personali

Fatto salvo il caso in cui uno o più destinatari di cui al presente articolo si trovi in un Paese Terzo o rappresenti un’organizzazione internazionale e fatti altresì salvi i casi ammessi espressamente per legge (ossia, dalla Legge Privacy RSM e/o dal GDPR), il Titolare del Trattamento non trasferirà dati personali verso un Paese diverso dalla Repubblica di San Marino (e/o verso un’organizzazione internazionale).

L’eventuale trasferimento dei dati personali verso un Paese diverso dalla Repubblica di San Marino e/o verso un’organizzazione internazionale avverrà in ogni caso nel pieno rispetto di termini, modalità e condizioni previste:

(i). dalla Legge Privacy RSM - agli articoli 46, 47, 48 e 50 - laddove il trasferimento contempli, rispettivamente, una delle ipotesi ivi disciplinate; nonché

(ii). dal GDPR - agli articoli 45, 46, 47 e 49 - laddove il trasferimento contempli, rispettivamente, una delle ipotesi ivi disciplinate.

A tale specifico riguardo, si precisa che la regolamentazione del trasferimento di dati personali verso un Paese Terzo (e/o verso un’organizzazione internazionale) deve intendersi integrata, a tutti gli effetti di legge, delle clausole contrattuali tipo (di cui all’art. 47, comma 2, lett. c) della Legge Privacy RSM e, ove applicabile, di cui all’art. 46, comma 2, lett. c, del GDPR) adottate dalla Commissione Europea e di volta in volta vigenti.

XVII. Completezza e modifiche

La presente informativa privacy viene rilasciata a completa ed integrale sostituzione di ogni altra regolamentazione eventualmente prima d’oggi esistente in tema di protezione dei dati personali dell’Utente trattati da Passepartout per le medesime finalità qui contenute.

Passepartout si riserva di modificare o semplicemente aggiornarne il contenuto, in parte o completamente, anche a seguito e per effetto delle variazioni della normativa applicabile. Tali variazioni saranno vincolanti non appena rese disponibili online da Passepartout o trasmesse al Cliente in altro modo (ad esempio, con specifiche comunicazioni via e-mail o tramite messaggistica nel Programma Passepartout in uso).

 

[1] Fermo restando che, la Legge Privacy RSM risulta essere – come peraltro specificato nella relazione al progetto di legge redatta (in materia) dal Segretario di Stato Affari Interni in data 15 maggio 2018 - «assolutamente aderente al Regolamento» (ovvero al GDPR).

[2] La definizione di «dato personale» è fornita all’art. 2, comma 1, lett. a) della Legge Privacy RSM e all’art. 4, primo capoverso, lett. a) del GDPR.

[3] Secondo quanto disposto dalla lett. b), comma 1, art. 2 della Legge Privacy RSM e dal paragrafo 2) dell’art. 4 del GDPR.

[4] Ai sensi dell’art. 14, comma, 5 della Legge Privacy RSM il titolare non è tenuto a fornire l’informativa all’interessato se e nella misura in cui «a) l’interessato disponga già delle informazioni; b) comunicare tali informazioni risulti impossibile o implicherebbe uno sforzo sproporzionato; […] oppure c) qualora i dati personali debbano rimanere riservati conformemente a un obbligo di segreto professionale, compreso un obbligo di segretezza previsto per legge». L’art. 14, comma 5, del GDPR aggiunge ai sopracitati presupposti la circostanza che «l'ottenimento o la comunicazione sono espressamente previsti dal diritto dell'Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento e che prevede misure appropriate per tutelare gli interessi legittimi dell'interessato».

[5] Ai sensi dell’art. 66 della Legge Privacy RSM e (nei casi di cui all’art. 3, comma 2, del GDPR) dell’art. 77 del GDPR.

[6] Ai sensi dell’art. 68 della Legge Privacy RSM.

[7] Secondo quanto previsto dall’art. 69 della Legge Privacy RSM.

[8] Di cui agli artt. 72 e 73 della Legge Privacy RSM e agli artt. 83 e 84 del GDPR.

[9] Ai sensi dell’articolo 70 della Legge Privacy RSM e all’articolo 78 del GDPR.

[10] Per profilazione si intende ai sensi degli artt. 2, lett, d) della Legge Privacy RSM e 4, n. 4, del GDPR “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell'utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l'affidabilità, il comportamento, l'ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica”.